Wypalenie w małej firmie widać najpierw po drobiazgach. Ktoś przestaje odzywać się na spotkaniach. Rośnie liczba błędów w prostych zadaniach. Pojawiają się pojedyncze dni zwolnienia w poniedziałki. Po kilku miesiącach przychodzi wypowiedzenie i wtedy zaczyna się szukanie przyczyn.
Skąd to się bierze
Sama liczba godzin bywa drugorzędna. Ludzie pracują ciężko i zostają, gdy widzą sens i mają wpływ na przebieg pracy. Wypalenie narasta, gdy nakładają się inne czynniki.
- Praca bez końca. Zadania spływają szybciej, niż da się je kończyć, a lista nigdy nie jest pusta.
- Brak wpływu na kolejność i sposób. Ktoś decyduje za pracownika o każdym szczególe.
- Sprzeczne polecenia. Dwie osoby wydają różne dyspozycje w tej samej sprawie.
- Ciągła dostępność. Telefony wieczorem i wiadomości w weekend bez ustalonych zasad.
- Brak informacji zwrotnej. Praca znika i nikt nie mówi, czy była dobra.
- Poczucie niesprawiedliwości przy podziale zadań albo premii.
Sygnały, które można zauważyć wcześniej
Obserwuj zmiany w zachowaniu, a nie osobowość. Sygnałem jest odejście od dotychczasowego wzorca: osoba wcześniej dokładna zaczyna popełniać błędy, rozmowna milknie, punktualna zaczyna się spóźniać. Do tego dochodzą narastające dolegliwości fizyczne i cynizm w rozmowach o klientach.
Rosnąca liczba nadgodzin przy spadającej ilości wykonanej pracy to jeden z bardziej wiarygodnych sygnałów. Człowiek siedzi dłużej, bo jest wolniejszy, a jest wolniejszy, bo siedzi dłużej.
Co zmienić po stronie organizacji
- Ogranicz liczbę spraw prowadzonych naraz. Ustal, ile zleceń jedna osoba prowadzi równolegle, i trzymaj się limitu. Przełączanie między zadaniami zjada więcej czasu, niż się wydaje.
- Ustal zasady kontaktu po godzinach. Zapisz, co jest sytuacją pilną, kto dyżuruje i jak jest rozliczany. Bez tego każdy telefon o dwudziestej wygląda na obowiązkowy.
- Wyznacz jedną osobę decyzyjną dla każdego zlecenia. Sprzeczne polecenia męczą bardziej niż nadmiar pracy.
- Dawaj informację zwrotną regularnie, krótko i konkretnie. Piętnaście minut co dwa tygodnie działa lepiej niż roczna ocena.
- Pilnuj urlopów. Zaległe dni z poprzednich lat to sygnał ostrzegawczy dla całej firmy.
- Usuń zbędne czynności. Poproś zespół o listę zadań, które nikomu nie służą. Zwykle znajdzie się kilka raportów, których nikt nie czyta.
Rozmowa z osobą, która ma dość
Umów spokojną rozmowę poza gorączką dnia. Zacznij od obserwacji, nie od diagnozy. Powiedz, co zauważyłeś, i zapytaj, jak ta osoba to widzi. Unikaj oceniania zaangażowania, bo rozmowa zamieni się w obronę.
Ustalcie dwie lub trzy zmiany do wprowadzenia od razu. Może to być zdjęcie części zadań na miesiąc, zmiana godzin, przekazanie jednego trudnego klienta komuś innemu albo dłuższa przerwa. Wróćcie do rozmowy po dwóch tygodniach i sprawdźcie, czy coś drgnęło.
Gdy pojawiają się objawy zdrowotne, zasugeruj kontakt ze specjalistą. Firma może pomóc z organizacją pracy, ale leczeniem się nie zajmuje.
Właściciel też się wypala
W firmach jednoosobowych i kilkuosobowych pierwszą wypalającą się osobą bywa właściciel. Nie ma nad sobą nikogo, kto zauważy zmianę, a przychody zależą od jego obecności. Wprowadź proste zabezpieczenia: jeden dzień w tygodniu bez telefonu do klientów, wyznaczone godziny odbierania połączeń, przekazanie choćby jednego obszaru na zewnątrz, na przykład księgowości albo rozliczeń.
Zaplanuj urlop z wyprzedzeniem i uprzedź klientów miesiąc wcześniej. Firma, która nie wytrzymuje tygodnia bez właściciela, ma problem organizacyjny, a nie kadrowy. Zapisanie procedur i przeszkolenie jednej osoby na zastępstwo zmienia to szybciej niż kolejny rok pracy bez przerwy.
Sezon i spiętrzenia
W wielu branżach nie da się rozłożyć pracy równo przez rok. Budowlanka, ogrodnictwo, serwis klimatyzacji i biura rachunkowe mają miesiące, w których pracuje się znacznie dłużej. Zamiast udawać, że tak nie jest, zaplanuj to z wyprzedzeniem.
Ustal termin, w którym zespół odbiera nadgodziny albo bierze dłuższą przerwę. Zapowiedz szczyt sezonu z miesięcznym wyprzedzeniem, żeby ludzie mogli poukładać sprawy prywatne. Na czas spiętrzenia zatrudnij dodatkową osobę do prostszych zadań, nawet na zlecenie.
Trzy proste mierniki
- Liczba dni zaległego urlopu w przeliczeniu na osobę.
- Liczba nadgodzin w miesiącu i to, czy rozkłada się równo, czy spada na tę samą osobę.
- Rotacja, czyli ile osób odeszło w ciągu roku i po jakim czasie pracy.
Te trzy liczby zbierzesz w kwadrans i powiedzą o stanie zespołu więcej niż ankieta o zadowoleniu. Sprawdzaj je raz na kwartał i reaguj, gdy jedna z nich rośnie dwa okresy z rzędu.