Nowa osoba przychodzi w poniedziałek. Właściciel jest u klienta, nikt nie wie, gdzie jest jej sprzęt, a zadanie na pierwszy dzień brzmi „rozejrzyj się”. Po dwóch tygodniach pracownik odchodzi, a firma zaczyna rekrutację od nowa. Koszt takiego cyklu to zwykle kilka tysięcy złotych i kilkadziesiąt godzin.
Tydzień przed startem
Przygotowania zacznij, zanim pracownik przyjdzie. Lista jest krótka i powtarzalna:
- Skierowanie na badania lekarskie i termin szkolenia z zakresu bezpieczeństwa pracy.
- Umowa gotowa do podpisu przed dopuszczeniem do pracy.
- Sprzęt, odzież i narzędzia przygotowane i opisane.
- Konto pocztowe, dostępy do programów, numer telefonu.
- Wiadomość powitalna z godziną, adresem, informacją, kogo pytać o wejście i co ze sobą zabrać.
- Osoba wyznaczona jako opiekun na pierwsze dwa tygodnie.
Ostatni punkt zmienia najwięcej. Opiekun to ktoś, kogo można zapytać o głupstwo bez skrępowania. Bez tej roli nowy pracownik siedzi z pytaniami i traci czas.
Pierwszy dzień
Zaplanuj go co do godziny. Rano przywitanie i formalności, potem obejście miejsca pracy, przedstawienie zespołu i pokazanie spraw praktycznych: gdzie parkować, gdzie jest apteczka, jak działa kawa, o której są przerwy. Po południu jedno proste zadanie zakończone efektem tego samego dnia.
Nie zaczynaj od trzygodzinnego wykładu o historii firmy. Powiedz w kilku zdaniach, czym firma się zajmuje, kto jest klientem i jak wygląda typowe zlecenie. Reszta wchodzi do głowy przy pracy.
Pierwszy tydzień
Rozpisz tydzień na dni, z zadaniami rosnącej trudności. Każdy dzień kończ dziesięciominutową rozmową: co poszło, co było niejasne, co jutro. Te rozmowy wyłapują nieporozumienia, zanim urosną.
- Poniedziałek: formalności, obejście, jedno zadanie z opiekunem.
- Wtorek i środa: praca ramię w ramię z doświadczoną osobą, obserwacja pełnego zlecenia.
- Czwartek: samodzielna część zadania z kontrolą efektu.
- Piątek: podsumowanie tygodnia, plan na kolejny, zebranie pytań.
Co spisać, żeby nie tłumaczyć za każdym razem
Zrób prosty zestaw materiałów, po jednej stronie na temat. Cztery dokumenty wystarczą na start: przebieg typowego zlecenia krok po kroku, zasady kontaktu z klientem, obsługa programów używanych w firmie oraz sprawy porządkowe, czyli godziny, urlopy, zgłaszanie nieobecności i rozliczanie paliwa.
Materiały pisz językiem, którego używacie na co dzień. Aktualizuj je za każdym razem, gdy nowa osoba zadaje pytanie, którego tam nie ma. Po dwóch rekrutacjach zestaw sam się domyka.
Pierwsze trzy miesiące
Ustal trzy punkty kontrolne: po tygodniu, po miesiącu i przed końcem okresu próbnego. Za każdym razem odpowiadacie na te same pytania. Co idzie dobrze. Co sprawia trudność. Czego brakuje w narzędziach albo w wiedzy. Czy praca odpowiada temu, co obiecano na rozmowie.
Przy rozmowie miesięcznej powiedz wprost, co ma się poprawić. Milczenie odbierane jest jako zgoda, a potem decyzja o rozstaniu spada na pracownika bez ostrzeżenia.
Częste błędy
Wrzucanie na głęboką wodę bywa opisywane jako sprawdzian charakteru. W praktyce kończy się błędami u klienta i frustracją po obu stronach. Drugi błąd to przekazywanie wiedzy wyłącznie ustnie. Osoba szkoląca odchodzi na urlop i wdrożenie staje.
Trzeci błąd to brak informacji dla reszty zespołu. Uprzedź, kto przychodzi, na jakie stanowisko i kto się nim zajmuje. Bez tego nowa osoba przez tydzień odpowiada na pytanie, kim właściwie jest.
Gdy nie wychodzi
Okres próbny działa w obie strony. Jeśli po miesiącu widać, że dopasowanie jest złe, przeprowadź rozmowę wprost i rozstańcie się na jasnych warunkach. Zapytaj przy tym, co w firmie przeszkadzało. Odchodząca osoba mówi rzeczy, których nikt inny nie powie, a to najtańsze źródło informacji o własnej organizacji pracy.
Ile to kosztuje i co daje
Rozpisanie wdrożenia zajmuje jednorazowo od czterech do ośmiu godzin pracy właściciela. Materiały przygotowane raz służą przy każdej kolejnej rekrutacji, a poprawki zajmują kilkanaście minut. Opiekun traci część wydajności przez pierwsze dwa tygodnie i trzeba to uwzględnić w planowaniu terminów dla klientów.
Efekt widać w dwóch miejscach. Nowa osoba szybciej zaczyna pracować samodzielnie, zwykle o kilka tygodni. Spada też liczba odejść w pierwszych miesiącach, czyli tych najbardziej kosztownych dla firmy.
Jeśli zatrudniasz sezonowo i co roku przyjmujesz kilka osób na kilka miesięcy, opłaca się to jeszcze bardziej. Ten sam zestaw materiałów obsługuje wtedy całą grupę, a szkolenie wstępne robisz raz dla wszystkich zamiast tłumaczyć każdemu osobno.