Wyposażenie biura dla dwóch lub trzech osób mieści się w kwocie kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Rozłożone na cztery lata użytkowania daje to kilkaset złotych miesięcznie. Przy takiej perspektywie oszczędzanie dwustu złotych na sprzęcie, którego używa się osiem godzin dziennie, przestaje mieć sens.
Laptop czy komputer stacjonarny
Laptop wybieraj wtedy, gdy pracujesz u klientów albo między dwoma miejscami. Stacjonarny komputer z porządnym monitorem wypada lepiej przy pracy w jednym biurze, bo za tę samą kwotę dostajesz mocniejszy sprzęt i łatwiejszą naprawę.
Parametry, które faktycznie zmieniają komfort pracy biurowej:
- Pamięć operacyjna: 16 GB to sensowne minimum przy pracy z przeglądarką i kilkoma programami naraz. 8 GB wystarcza tylko przy bardzo prostych zadaniach.
- Dysk typu SSD o pojemności od 512 GB. Dysk talerzowy w nowym sprzęcie biurowym to fałszywa oszczędność.
- Matryca matowa o rozdzielczości co najmniej Full HD. Błyszcząca powierzchnia przy oknie za plecami męczy oczy po godzinie.
- Klawiatura i złącza. Sprawdź, czy jest wyjście obrazu i port sieciowy albo czy potrzebna będzie przejściówka.
- Gwarancja z naprawą u klienta zamiast wysyłki do serwisu na trzy tygodnie.
Sprzęt poleasingowy bywa dobrym wyborem przy ograniczonym budżecie. Kupuj u sprzedawcy, który daje przynajmniej roczną gwarancję i wystawia fakturę. Sprawdź stan baterii i liczbę godzin pracy dysku przy odbiorze.
Monitor i stanowisko
Drugi ekran to najtańsza poprawa wydajności w pracy biurowej. Przy przepisywaniu danych między dokumentami oszczędza kilkanaście minut dziennie. Wybierz przekątną od 24 do 27 cali i ustaw górną krawędź ekranu na wysokości oczu.
Do laptopa dokup zewnętrzną klawiaturę i mysz oraz podstawkę. Praca przy zgiętym karku przez kilka lat kończy się wizytami u fizjoterapeuty, które kosztują więcej niż całe to wyposażenie.
Drukarka
Policz, ile stron drukujesz miesięcznie. Przy kilkudziesięciu stronach wystarczy tania drukarka laserowa czarno-biała. Przy kilkuset opłaca się urządzenie wielofunkcyjne z podajnikiem dokumentów, bo skanowanie kilkunastu stron pojedynczo zabiera czas.
Przy zakupie sprawdź cenę materiałów eksploatacyjnych i wydajność tonera w stronach. Podziel cenę tonera przez liczbę stron i porównaj koszt wydruku. Różnice między modelami sięgają kilkukrotności, a cena samego urządzenia niewiele o tym mówi.
Drukarkę podłącz do sieci przewodem, jeśli stoi w jednym miejscu. Połączenie bezprzewodowe w drukarkach bywa źródłem awarii typu „nie widzi jej żaden komputer” w dniu, w którym trzeba wydrukować umowę.
Internet i sieć
Router od operatora zwykle wystarcza w mieszkaniu, ale w biurze z kilkoma urządzeniami warto wymienić go na własny. Ustaw dwie sieci bezprzewodowe: firmową i osobną dla gości. Do sieci gości podłączaj także urządzenia typu kamery czy telewizor.
Stanowiska stałe podłącz przewodem. Kabel eliminuje większość problemów z zerwanymi połączeniami podczas rozmów wideo. Zmień domyślne hasło administratora routera i wyłącz zdalny dostęp z internetu.
Jeśli firma traci pieniądze przy braku sieci, przygotuj zapasowe łącze. Najprościej ustawić udostępnianie internetu z telefonu i sprawdzić raz na kwartał, czy działa.
Zasilanie i porządek
Zasilacz awaryjny przy komputerze stacjonarnym i routerze kosztuje kilkaset złotych i chroni przed utratą pracy przy zaniku prądu. Listwa przeciwprzepięciowa to podstawa przy każdym stanowisku.
Kable spinaj i opisuj. Podpisany przewód oszczędza kwadransa przy każdej przeprowadzce biurka. Raz w roku odkurz wnętrze komputera i sprawdź, czy wentylatory pracują cicho.
Wymiana sprzętu
Oprogramowanie i licencje
Prowadź listę programów używanych w firmie wraz z datą odnowienia i kwotą. Po roku okazuje się zwykle, że dwa lub trzy abonamenty opłacasz bez potrzeby. Sprawdź też, czy licencje są firmowe, a nie domowe. Wersja do użytku prywatnego w firmie bywa naruszeniem warunków i przy kontroli oznacza dopłatę.
Ustaw jedno konto administratora i osobne konta robocze dla użytkowników. Praca na koncie z pełnymi uprawnieniami przez cały dzień ułatwia życie złośliwemu oprogramowaniu.
Ustal cykl wymiany zamiast czekać na awarię. W praktyce laptop biurowy pracuje wygodnie od czterech do pięciu lat, drukarka dłużej. Stary sprzęt trzymaj jako zapas przez pierwszy rok po wymianie. Przed oddaniem lub sprzedażą wyczyść dysk, a najlepiej wyjmij go i zniszcz fizycznie, jeśli były na nim dane klientów.
