Automatyzacja kojarzy się z dużymi wdrożeniami i budżetem. W firmie zatrudniającej kilka osób wygląda inaczej. Chodzi o kilkanaście drobnych czynności, które ktoś wykonuje ręcznie co tydzień i które da się przestawić w kilka godzin.
Zacznij od spisu
Przez tydzień notuj czynności, które powtarzasz. Przy każdej zapisz, ile razy w miesiącu ją wykonujesz i ile minut zajmuje. Lista zwykle ma od piętnastu do trzydziestu pozycji. Znajdą się tam: przepisywanie danych z formularza do arkusza, wysyłanie tych samych wiadomości, przypominanie o płatnościach, kopiowanie zdjęć z telefonu, tworzenie folderów dla nowego zlecenia.
Pomnóż liczbę powtórzeń przez czas i posortuj listę malejąco. Na górze wylądują czynności zajmujące od dwóch do dziesięciu godzin miesięcznie. Nimi zajmij się najpierw.
Co nadaje się do automatyzacji
Reguła jest prosta. Automatyzuj czynności, które mają stały przebieg i nie wymagają oceny sytuacji. Zostaw sobie te, w których za każdym razem decydujesz inaczej.
- Przenoszenie danych między aplikacjami. Zgłoszenie z formularza trafia automatycznie do arkusza i do skrzynki.
- Przypomnienia o terminach. Płatność po terminie, przegląd sprzętu, koniec gwarancji, odnowienie domeny.
- Powtarzalne wiadomości. Potwierdzenie wizyty dzień wcześniej, prośba o opinię po usłudze.
- Porządkowanie plików. Zdjęcia z telefonu lądujące w folderze z datą, faktury filtrowane do osobnego katalogu.
- Cykliczne faktury dla klientów z abonamentem.
Wyceny, negocjacje, odpowiedzi na reklamacje i pierwsza rozmowa z nowym klientem zostają po stronie człowieka. Automat wysyłający uprzejmą formułkę po skardze pogarsza sytuację.
Narzędzia bez programowania
Do prostych połączeń między aplikacjami służą usługi, w których układa się regułę: gdy wydarzy się A, zrób B. Konfiguracja wygląda jak wypełnianie formularza. Darmowe plany zwykle obejmują od kilkuset do kilku tysięcy operacji miesięcznie, co przy małej firmie wystarcza na start.
Wiele automatyzacji da się jednak zrobić w narzędziach, które już masz. Reguły w skrzynce pocztowej sortują wiadomości. Szablony w programie do faktur wystawiają dokumenty cykliczne. Formularz w arkuszu zbiera zgłoszenia bez żadnej dodatkowej usługi. Zanim wykupisz kolejny abonament, sprawdź ustawienia obecnych programów.
Jak wdrażać, żeby nie narobić szkód
- Opisz czynność krok po kroku, tak jak wykonujesz ją ręcznie.
- Zbuduj automatyzację i uruchom ją na danych testowych.
- Przez dwa tygodnie sprawdzaj wynik ręcznie po każdym uruchomieniu.
- Ustaw powiadomienie o błędzie, żeby wiedzieć, gdy przestanie działać.
- Zapisz w jednym dokumencie, jakie automatyzacje działają i co robią.
Ten ostatni punkt bywa pomijany i mści się po pół roku. Nikt nie pamięta, dlaczego wiadomości wychodzą same, a osoba, która to ustawiła, zdążyła odejść z firmy.
Typowe błędy
Pierwszy to automatyzowanie bałaganu. Jeśli proces jest źle poukładany, automat będzie go wykonywał szybciej i częściej. Uporządkuj kolejność czynności, zanim ją utrwalisz.
Drugi to nadmiar powiadomień. Reguła wysyłająca wiadomość przy każdym zdarzeniu kończy się tym, że po miesiącu nikt ich nie czyta. Powiadamiaj o wyjątkach, nie o normalnym przebiegu.
Trzeci to uzależnienie od jednej usługi bez planu awaryjnego. Zapisz, co zrobić ręcznie, gdy narzędzie przestanie działać. Przy fakturach i płatnościach taka instrukcja przydaje się przynajmniej raz w roku.
Ile to daje
W firmach usługowych zatrudniających od dwóch do pięciu osób uporządkowanie kilku takich czynności zwalnia zwykle od czterech do dziesięciu godzin miesięcznie. Efekt widać też w mniejszej liczbie rzeczy zapomnianych. Klient dostaje potwierdzenie zawsze, a nie wtedy, gdy ktoś zdąży o nim pomyśleć.
Trzy przykłady z małych firm
Warsztat samochodowy wysyła SMS z przypomnieniem o wizycie dzień wcześniej. Liczba nieodwołanych nieobecności spada, a wolne godziny da się zapełnić kimś innym. Ustawienie zajmuje jedno popołudnie.
Firma remontowa robi zdjęcia postępu prac telefonem. Zdjęcia trafiają automatycznie do folderu z nazwą zlecenia w chmurze. Przy rozliczeniu i przy reklamacji dokumentacja jest gotowa bez wieczornego przekładania plików.
Biuro rachunkowe ustawia regułę, która przenosi wiadomości z załącznikami od klientów do osobnych folderów według nadawcy. Osoba obsługująca zaczyna dzień od jednego miejsca zamiast przeglądania całej skrzynki.
Kiedy odpuścić
Jeśli ustawienie automatyzacji zajmuje więcej czasu, niż zaoszczędzi w ciągu roku, zostaw czynność w spokoju. Ta prosta rachuba odsiewa większość pomysłów, które wyglądają atrakcyjnie na filmach instruktażowych.
