Nowy klient zamawia usługę na kilkanaście tysięcy złotych. Płatność przelewem po wykonaniu. Zanim ruszysz z pracą, sprawdź, z kim podpisujesz umowę. Wszystkie potrzebne rejestry są publiczne i bezpłatne.
Krok 1. Ustal formę prawną
Numer NIP wystarczy do startu. Jednoosobowe działalności znajdziesz w CEIDG. Spółki figurują w Krajowym Rejestrze Sądowym, dostępnym przez Portal Rejestrów Sądowych.
Sprawdź w CEIDG datę rozpoczęcia działalności oraz status. Wpis zawieszony albo wykreślony przy jednoczesnym zamawianiu usług to poważny sygnał. Zwróć uwagę na adres do doręczeń, bo to on liczy się przy korespondencji.
Krok 2. Przeczytaj odpis z KRS
Przy spółce pobierz odpis aktualny. Interesują cię cztery rzeczy.
- Reprezentacja. Kto podpisuje umowy i czy wymagane jest współdziałanie dwóch osób.
- Kapitał zakładowy. Spółka z minimalnym kapitałem nie daje zabezpieczenia przy dużym kontrakcie.
- Wzmianki o sprawozdaniach. Brak złożonych sprawozdań przez kilka lat świadczy o zaniedbaniach.
- Wpisy o postępowaniach. Otwarta likwidacja, upadłość lub restrukturyzacja są widoczne w rejestrze.
Sprawozdania finansowe spółek znajdziesz w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Bilans sprzed roku pokazuje skalę działalności i poziom zobowiązań.
Krok 3. Biała lista podatników VAT
Wykaz prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową zawiera status VAT oraz rachunki bankowe zgłoszone przez podatnika. Sprawdzenie działa po NIP, numerze rachunku albo nazwie.
Płatność powyżej piętnastu tysięcy złotych na rachunek spoza wykazu ma skutki podatkowe. Wydatek może zostać zakwestionowany jako koszt, dochodzi też odpowiedzialność za VAT kontrahenta. Zgłoszenie przelewu na formularzu ZAW-NR w terminie ustawowym pozwala tego uniknąć.
Zapisz wynik sprawdzenia. Wykaz udostępnia identyfikator potwierdzenia z datą i godziną, który warto trzymać przy fakturze.
Krok 4. Kontrahent z Unii Europejskiej
Numer VAT UE weryfikujesz w systemie VIES prowadzonym przez Komisję Europejską. Potwierdzenie ma znaczenie przy stawce zero procent w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów.
Zachowaj wydruk lub numer potwierdzenia. Kontrola sprawdza przede wszystkim, czy weryfikacja miała miejsce w dniu transakcji.
Krok 5. Sprawdź, czy ktoś już go pozywa
Krajowy Rejestr Zadłużonych pokazuje osoby i podmioty objęte postępowaniami upadłościowymi oraz restrukturyzacyjnymi, a także dłużników alimentacyjnych i bezskuteczne egzekucje. Dostęp jest bezpłatny.
Biura informacji gospodarczej działają odpłatnie, ale pokazują niezapłacone zobowiązania zgłoszone przez wierzycieli. Przy większym kontrakcie kilkadziesiąt złotych za raport zwraca się natychmiast.
Krok 6. Sprawdź firmę poza rejestrami
Rejestry pokazują stan formalny. Obraz uzupełnia kilka minut zwykłego szukania.
- Strona internetowa z aktualnymi danymi i regulaminem.
- Wizytówka w mapach z opiniami rozłożonymi w czasie.
- Profile w serwisach branżowych i realizacje z datami.
- Numer telefonu, który odbiera człowiek, a nie wyłącznie automat.
Brak jakiegokolwiek śladu przy firmie działającej rzekomo od lat wymaga wyjaśnienia. Zdarza się, że przedsiębiorstwo pracuje wyłącznie z polecenia i naprawdę nie ma strony. Wtedy poproś o referencje i zadzwoń do dwóch wskazanych klientów.
Dokumenty, o które można poprosić
Przy większym kontrakcie żądanie dokumentów jest standardem, a nie oznaką nieufności.
- Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach z urzędu skarbowego.
- Zaświadczenie o niezaleganiu w składkach z ZUS.
- Polisa odpowiedzialności cywilnej z sumą gwarancyjną i okresem ważności.
- Pełnomocnictwo, gdy umowę podpisuje ktoś inny niż osoba ujawniona w rejestrze.
Oba zaświadczenia wydawane są na wniosek i mają krótką datę ważności. Firma prowadząca sprawy na bieżąco dostarcza je bez oporu.
Ustal również, kto po stronie kontrahenta odbiera pisma. Adres do doręczeń w rejestrze bywa nieaktualny, a od niego zależy skuteczność wezwania do zapłaty.
Sygnały, które powinny zatrzymać rozmowę
- Firma zarejestrowana kilka tygodni temu przy dużym pierwszym zamówieniu.
- Adres w biurze wirtualnym i brak jakiegokolwiek innego śladu działalności.
- Rachunek do przelewu inny niż ten w wykazie VAT.
- Nacisk na natychmiastowe rozpoczęcie prac bez podpisanej umowy.
- Odmowa podania pełnych danych rejestrowych.
Zabezpieczenie zamiast zaufania
Przy nowym kontrahencie rozbij płatność na etapy. Zaliczka pokrywająca materiały ogranicza stratę, gdy zlecenie się urwie.
Przy większych kwotach rozważ zapis o odsetkach za opóźnienie i o rekompensacie za koszty odzyskiwania należności. Przepisy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom przewidują takie uprawnienia w transakcjach między firmami.
Sprawdzenie kontrahenta zajmuje mniej czasu niż jedno spotkanie handlowe. Wystarczy zrobić z tego stały punkt procedury przy każdym nowym zleceniu powyżej ustalonego progu.