Adres w stylu kontakt@nazwafirmy.pl kosztuje kilkadziesiąt złotych rocznie i od razu zmienia sposób, w jaki klient czyta wiadomość. Sam adres to jednak dopiero początek. Bez trzech wpisów w konfiguracji domeny część wiadomości wyląduje w spamie, a część nie dotrze w ogóle.
Co kupujesz, a co konfigurujesz
Rozdziel dwie rzeczy. Domena to nazwa, którą rejestrujesz na rok albo dłużej. Hosting poczty to usługa, która faktycznie przechowuje wiadomości. Możesz je kupić u jednego dostawcy albo u dwóch różnych. Drugi wariant daje więcej swobody przy przeprowadzce.
Przy rejestracji domeny sprawdź trzy sprawy. Po pierwsze, czy jesteś wpisany jako właściciel, a nie firma, która stawiała stronę. Po drugie, czy masz dostęp do panelu zarządzania rekordami DNS. Po trzecie, czy automatyczne przedłużanie jest włączone i czy przypisana karta jest aktualna. Wygaśnięcie domeny zatrzymuje pocztę i stronę tego samego dnia.
Trzy wpisy, które decydują o dostarczalności
Serwery odbiorców sprawdzają, czy wiadomość wysłał ktoś uprawniony do Twojej domeny. Służą do tego trzy mechanizmy.
- SPF wskazuje, które serwery mogą wysyłać pocztę w imieniu domeny. Wpisuje się go jako jeden rekord TXT. Nie może być dwóch rekordów SPF naraz, bo wtedy oba przestają działać.
- DKIM podpisuje wiadomości kluczem. Dostawca poczty generuje wartość, którą wklejasz do DNS. Podpis pozwala odbiorcy stwierdzić, że treść nie została podmieniona po drodze.
- DMARC mówi serwerom, co zrobić z wiadomością, która nie przeszła sprawdzenia. Na start ustaw politykę na monitorowanie. Po kilku tygodniach obserwacji można ją zaostrzyć.
Jeśli wysyłasz maile także z innych miejsc, na przykład z formularza na stronie, z systemu do faktur albo z narzędzia do newslettera, każde z nich musi być uwzględnione w SPF i mieć własny podpis DKIM. To najczęstsza przyczyna sytuacji, w której zwykła korespondencja dociera, a potwierdzenia zamówień znikają.
Jak sprawdzić, czy działa
Wyślij wiadomość na swoje prywatne konto u dużego dostawcy. Otwórz szczegóły nagłówków wiadomości. Szukasz trzech linii z wynikiem „pass” przy SPF, DKIM i DMARC. Jeśli którakolwiek pokazuje „fail” albo „none”, wróć do konfiguracji.
Zmiany w DNS nie działają natychmiast. Zwykle rozchodzą się w ciągu kilkudziesięciu minut, czasem potrzebują kilku godzin. Nie poprawiaj wpisów co pięć minut, bo tylko namieszasz.
Adresy w firmie
Nie mnóż skrzynek bez potrzeby. Przy jednej lub dwóch osobach wystarczy adres imienny oraz jeden ogólny na kontakt. Do tego przydaje się osobny adres na faktury i rejestracje w serwisach. Adresy typu biuro, kontakt i info skonfiguruj jako aliasy przekierowujące do jednej skrzynki, zamiast tworzyć trzy osobne konta.
Ustaw podpis, w którym znajdzie się nazwa firmy, numer telefonu, adres strony i numer NIP. Klient nie powinien szukać danych do przelewu w poprzedniej korespondencji.
Przy dłuższej nieobecności włącz automatyczną odpowiedź z datą powrotu i numerem telefonu do osoby zastępującej. Sama informacja o urlopie bez alternatywnego kontaktu zniechęca klienta, który potrzebuje wyceny w tym tygodniu. Sprawdź też, czy skrzynka nie zapełnia się limitem miejsca, bo przepełniona odbija przychodzące wiadomości i nadawca dostaje komunikat o błędzie.
Przeprowadzka ze starej skrzynki
Przenoszenie poczty z darmowego konta na własną domenę robi się etapami:
- Załóż nową skrzynkę i skonfiguruj wpisy DNS. Sprawdź wysyłkę testową.
- Ustaw przekierowanie ze starego adresu na nowy. Zostaw je włączone przez co najmniej rok.
- Zaimportuj stare wiadomości. Większość dostawców ma kreator, który kopiuje archiwum przez protokół IMAP.
- Zmień adres kontaktowy w rejestrach: bank, urzędy, hosting, portale ogłoszeniowe, wizytówka w mapach.
- Poinformuj stałych klientów w stopce kilku kolejnych wiadomości.
Zabezpieczenia
Skrzynka firmowa jest najczęściej atakowanym miejscem w małej firmie. Włącz logowanie dwuskładnikowe. Ustal hasło, którego nie używasz nigdzie indziej. Sprawdź w ustawieniach, czy nie ma tam obcych reguł przekierowania wiadomości, bo to typowy ślad po włamaniu.
Osobna sprawa to kopia. Poczta w chmurze nie jest kopią zapasową. Raz na kwartał pobierz archiwum na dysk trzymany u siebie. Przy sporze z klientem albo przy utracie dostępu do konta takie archiwum ratuje sytuację.
Sprawdź także, kto poza Tobą ma dostęp do skrzynki. Przy zmianie osoby obsługującej korespondencję zmień hasło tego samego dnia i wyloguj wszystkie aktywne sesje. Dostęp przez telefon prywatny byłego pracownika bywa aktywny miesiącami, bo nikt o nim nie pomyślał.
