Ustne ustalenia działają dopóty, dopóki obie strony pamiętają je tak samo. Problem zaczyna się przy pierwszej rozbieżności. Wykonawca twierdzi, że malowanie sufitów nie było w cenie. Zamawiający pamięta inaczej. Bez dokumentu wygrywa ten, kto ma lepszą pamięć albo więcej cierpliwości.
Umowa nie musi być długa. Cztery strony dobrze napisanego tekstu wystarczą przy większości zleceń dla osoby prywatnej i małej firmy.
Strony i przedmiot umowy
Zacznij od dokładnego wskazania, kto z kim się umawia. Przy firmie potrzebujesz nazwy, adresu i numeru NIP. Dane sprawdzisz w bezpłatnych rejestrach publicznych, czyli w CEIDG dla jednoosobowych działalności i w Krajowym Rejestrze Sądowym dla spółek. Sprawdzenie zajmuje dwie minuty i pokazuje, czy firma w ogóle istnieje i czy nie jest zawieszona.
Przedmiot umowy opisz tak, żeby osoba z zewnątrz zrozumiała zakres. Zapis „remont łazienki” nic nie znaczy. Zapis wymieniający skucie płytek, wykonanie hydroizolacji, ułożenie płytek na ścianach i podłodze, montaż białego montażu oraz malowanie sufitu opisuje coś konkretnego.
Zakres prac i to, czego w nim nie ma
Osobno wypisz prace wyłączone z ceny. Ten fragment ratuje najwięcej sytuacji. Typowe punkty sporne to wywóz gruzu, zakup materiałów, przestawianie mebli, drobne poprawki tynkarskie i naprawa instalacji odkrytej po skuciu.
- Kto kupuje materiały i kto ponosi koszt dowozu.
- Kto odpowiada za odpady i czy w cenie jest kontener.
- Co się dzieje przy pracach dodatkowych, których nie dało się przewidzieć.
- Czyj jest prąd i woda na budowie.
Przy pracach dodatkowych zapisz procedurę. Najprościej ustalić, że każda zmiana zakresu wymaga pisemnego albo mailowego potwierdzenia ceny przed rozpoczęciem. Bez tego zapisu rachunek końcowy potrafi urosnąć o kilkadziesiąt procent.
Termin, harmonogram i skutki opóźnienia
Podaj datę rozpoczęcia i datę zakończenia. Przy dłuższych zleceniach dodaj dwa albo trzy terminy pośrednie. Dają one wcześniejszy sygnał, że coś idzie nie tak.
Opisz też, co się dzieje przy opóźnieniu z winy wykonawcy. Kary umowne mogą być liczone jako określony procent wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki. Zapisz górny limit kar, bo bez niego zapis bywa uznawany za nadmierny. Wysokość i dopuszczalność kar reguluje Kodeks cywilny, więc przy większych kwotach sprawdź aktualne brzmienie przepisów albo skonsultuj treść z prawnikiem.
Wynagrodzenie i płatności
Wskaż kwotę, sposób jej ustalenia i formę rozliczenia. Wynagrodzenie ryczałtowe oznacza stałą cenę za opisany zakres. Wynagrodzenie kosztorysowe rozlicza się według obmiaru i stawek jednostkowych. Pierwsze daje przewidywalność, drugie elastyczność.
Płatności rozłóż na transze powiązane z postępem prac. Zaliczka przekraczająca jedną trzecią wartości zlecenia to sygnał ostrzegawczy przy nowym wykonawcy. Ostatnia transza powinna być płatna po odbiorze, a nie po „zakończeniu prac”, bo to dwie różne rzeczy.
Odbiór i usterki
Zapisz, że odbiór następuje protokołem. Protokół to zwykła kartka z datą, listą uwag, terminem ich usunięcia i podpisami obu stron. Zdjęcia dołącz do maila wysłanego tego samego dnia.
- Obejrzyj efekt przy dziennym świetle i przy zapalonych lampach.
- Spisz usterki punkt po punkcie, z lokalizacją.
- Ustal termin poprawek, zwykle od siedmiu do czternastu dni.
- Zatrzymaj część wynagrodzenia do czasu usunięcia uwag, jeśli umowa to przewiduje.
- Po poprawkach spisz krótki protokół końcowy.
Gwarancja i odpowiedzialność
Wykonawca odpowiada za wady wykonanych prac na zasadach opisanych w Kodeksie cywilnym. Umowa może dodatkowo przewidywać gwarancję na określony czas. Zapisz, co gwarancja obejmuje i w jakim czasie wykonawca ma reagować na zgłoszenie.
Poproś też o potwierdzenie polisy odpowiedzialności cywilnej. Interesuje cię suma gwarancyjna, okres ochrony i zakres prac objętych polisą.
Materiały i sprzęt
Przy materiale powierzonym zapisz, kto odpowiada za jego przechowywanie i uszkodzenie. Płytki wielkoformatowe albo panele potrafią zostać zniszczone przy rozładunku. Bez zapisu spór o to sprowadza się do słowa przeciwko słowu.
Ustal też zapas materiału. Przy płytkach i panelach przyjmuje się zwykle kilka procent ponad obmiar, a przy układaniu po skosie więcej. Zapisz, kto ten zapas liczy i kto płaci za brakującą paczkę, jeśli obmiar okaże się zaniżony.
Rozwiązanie umowy
Opisz sytuacje, w których każda ze stron może odstąpić. Typowe przesłanki to przerwanie prac na dłużej niż ustalona liczba dni, brak płatności mimo wezwania oraz wykonywanie prac niezgodnie ze sztuką budowlaną mimo pisemnego wezwania do zmiany.
Dopisz, jak wygląda rozliczenie po odstąpieniu. Zwykle płaci się za prace faktycznie wykonane i odebrane, po inwentaryzacji spisanej przez obie strony.
Ten tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej.