Windykacja polubowna to działania przed wejściem na drogę sądową. Opierają się na kontakcie, dokumentacji i konsekwencji. Kosztują niewiele, a odzyskują większość zaległości, zwłaszcza tych świeżych.
Im dłużej czekasz, tym mniejsza szansa na odzyskanie. Faktura przeterminowana o miesiąc ma wyraźnie lepsze rokowania niż taka sprzed roku.
Zanim zaczniesz, zbierz dokumenty
Podstawą jest komplet potwierdzający, że wierzytelność istnieje i jest wymagalna.
- Umowa albo zamówienie w formie, w jakiej powstało, także mailowej.
- Faktura z terminem płatności.
- Dowód wykonania usługi, czyli protokół odbioru, list przewozowy, korespondencja z akceptacją.
- Historia kontaktów po terminie płatności.
Brak dowodu odbioru towaru albo wykonania usługi bywa jedynym argumentem dłużnika. Lepiej odebrać mu ten argument od razu.
Sprawdź przy okazji, czy dane na fakturze zgadzają się z rejestrem. Literówka w nazwie albo nieaktualny adres dają dłużnikowi pretekst do przeciągania sprawy.
Etap pierwszy: rozmowa
Zacznij telefonem do osoby decyzyjnej, nie do sekretariatu. Zapytaj o powód opóźnienia i o konkretną datę zapłaty. Notuj, z kim rozmawiałeś i co usłyszałeś.
Rozmowa często ujawnia, że faktura utknęła z powodu błędu formalnego albo braku numeru zamówienia. Poprawiona faktura korygująca rozwiązuje sprawę w kilka dni.
Po rozmowie wyślij maila podsumowującego ustalenia. Krótkie zdanie z datą i kwotą buduje ślad, który przyda się później.
Etap drugi: wezwanie do zapłaty
Wezwanie to pismo z jasnym żądaniem i terminem. Nie musi być napisane językiem prawniczym. Musi być precyzyjne.
- Data i miejsce sporządzenia.
- Dane wierzyciela i dłużnika.
- Wskazanie podstawy, czyli numeru faktury, daty wystawienia, terminu płatności i kwoty.
- Kwota zaległości głównej oraz informacja o naliczaniu odsetek.
- Termin zapłaty, zwykle od siedmiu do czternastu dni od doręczenia.
- Numer rachunku bankowego.
- Informacja o skierowaniu sprawy na drogę sądową po bezskutecznym upływie terminu.
- Podpis osoby uprawnionej.
Wyślij pismo listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, na adres z rejestru CEIDG albo KRS. Kopię wyślij mailem. Zachowaj potwierdzenie nadania, bo sąd zapyta o próbę polubownego rozwiązania sporu.
Etap trzeci: ostateczne wezwanie
Jeśli pierwsze pismo nie przyniosło reakcji, wyślij ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty. Treść jest podobna, ale termin krótszy i zapowiedź konsekwencji wyraźniejsza. Dodaj informację o zamiarze wpisania długu do rejestru dłużników oraz o obciążeniu kosztami procesu.
Wpis do biura informacji gospodarczej wymaga wcześniejszego uprzedzenia dłużnika w wezwaniu, z zachowaniem terminu określonego w ustawie o udostępnianiu informacji gospodarczych. Sam wpis bywa skuteczniejszy niż groźba pozwu, bo blokuje dłużnikowi finansowanie i utrudnia mu kontakty z innymi kontrahentami.
Ugoda i rozłożenie na raty
Dłużnik, który realnie nie ma pieniędzy, zapłaci prędzej w ratach niż nie zapłaci wcale. Ugodę spisz na papierze i zawrzyj w niej uznanie długu, harmonogram spłat oraz skutek uchybienia jednej racie w postaci natychmiastowej wymagalności całości.
Uznanie długu ma dodatkowy efekt. Przerywa bieg przedawnienia, które zaczyna biec od nowa. Terminy przedawnienia roszczeń reguluje Kodeks cywilny, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą są one krótsze niż ogólne. Zanim uznasz sprawę za bezpieczną, sprawdź aktualne brzmienie przepisów.
Kiedy przerwać etap polubowny
Są sygnały, po których dalsze rozmowy tylko oddalają odzyskanie pieniędzy.
- Dłużnik przestaje odbierać telefony i nie odpowiada na maile.
- Firma została wykreślona z rejestru albo zawiesiła działalność.
- Pojawiają się informacje o innych wierzycielach i zajęciach komorniczych.
- Zbliża się termin przedawnienia.
W takich sytuacjach kolejnym krokiem jest pozew. Przy roszczeniach pieniężnych opartych na dokumentach stosuje się postępowanie upominawcze, a przy sprawach do określonej wartości przedmiotu sporu postępowanie uproszczone. Opłaty sądowe i progi zmieniają się, więc aktualne stawki sprawdź w ustawie o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.
Jak rozmawiać, żeby nie zepsuć sprawy
Ton rozmowy wpływa na wynik bardziej, niż się wydaje. Groźby wykraczające poza legalne działania mogą obrócić się przeciwko tobie. Ograniczaj się do faktów, kwot i terminów.
Nie ujawniaj informacji o zadłużeniu osobom trzecim, na przykład kontrahentom dłużnika czy jego pracownikom. Takie działanie bywa kwalifikowane jako naruszenie dóbr osobistych. Kontakt kieruj do osoby uprawnionej do reprezentacji.
Firma windykacyjna czy kancelaria
Zewnętrzna firma pracuje zwykle za prowizję od odzyskanej kwoty. Rozwiązanie ma sens przy większej liczbie drobnych zaległości. Kancelaria sprawdza się przy sprawach spornych, gdzie dłużnik kwestionuje jakość usługi albo istnienie umowy.
Przed podpisaniem umowy z firmą windykacyjną sprawdź, czy prowizja liczona jest od kwoty faktycznie wpłaconej, i czy poniesiesz koszty przy sprawie nieskutecznej.
Ten tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej.