Mała firma traci płynność nie przez brak zleceń, tylko przez rozjazd między terminem zapłaty od klientów a terminem własnych zobowiązań. Dwa tygodnie różnicy przy kilku fakturach potrafią wyczyścić konto.
Większość tego rozjazdu da się ustawić na etapie umowy i wystawiania dokumentu.
Co musi znaleźć się na fakturze
Elementy obowiązkowe wskazuje ustawa o podatku od towarów i usług. Ich lista bywa zmieniana, więc przy wątpliwościach sprawdź aktualne brzmienie przepisów albo zapytaj księgowego. W praktyce dokument zawiera datę wystawienia, kolejny numer, dane obu stron, nazwę usługi lub towaru, ilość, cenę jednostkową, kwotę należności oraz dane dotyczące podatku.
Poza obowiązkowym minimum dodaj rzeczy, które ułatwiają zapłatę.
- Termin płatności jako konkretna data, a nie „14 dni”. Data nie wymaga liczenia i nie zostawia miejsca na interpretację.
- Numer rachunku bankowego wpisany bezpośrednio na dokumencie.
- Tytuł przelewu zaproponowany wprost, czyli numer faktury.
- Numer zamówienia klienta, jeśli pracujesz z większą firmą. Bez niego faktura utknie w dziale zakupów.
Jak dobrać termin płatności
Termin ustala się w umowie albo zamówieniu, a faktura tylko go powtarza. Przy transakcjach między przedsiębiorcami obowiązują dodatkowe reguły z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Ustawa ogranicza swobodę wydłużania terminów, a osobne zasady dotyczą sytuacji, w której dłużnikiem jest duży przedsiębiorca. Aktualne brzmienie sprawdzisz w tekście ustawy.
Praktycznie sprawdzają się krótkie terminy przy nowych klientach i dłuższe przy sprawdzonych. Przy pierwszej współpracy rozsądnym rozwiązaniem bywa przedpłata w części albo płatność przy odbiorze.
Kiedy wystawić dokument
Zwłoka po twojej stronie przesuwa cały harmonogram. Faktura wystawiona dwa tygodnie po wykonaniu usługi to dwa tygodnie później na koncie. Ustal jeden stały dzień w tygodniu na fakturowanie i trzymaj się go.
Przy usługach ciągłych, na przykład abonamentowych, ustaw fakturowanie cykliczne z góry. Klient dostaje dokument przed okresem rozliczeniowym i traktuje go jak stały koszt.
Sprawdzenie kontrahenta przed wystawieniem
Zanim wykonasz większe zlecenie, sprawdź firmę w publicznych rejestrach. CEIDG pokaże status jednoosobowej działalności. KRS pokaże spółkę, jej reprezentację i sprawozdania finansowe. Wykaz podatników VAT prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową pozwala potwierdzić status VAT i numer rachunku.
Rachunek zgłoszony w wykazie ma znaczenie przy płatnościach powyżej progu określonego w przepisach. Przelew na rachunek spoza wykazu może rodzić konsekwencje podatkowe po stronie płacącego, więc weryfikacja leży w interesie obu stron.
Pierwsze dni po terminie
Reakcja na opóźnienie powinna być automatyczna i uprzejma. Klient, który zapomniał, nie potrzebuje pretensji. Potrzebuje przypomnienia.
- Dzień po terminie wyślij krótkiego maila z załączoną fakturą i pytaniem, czy dokument dotarł.
- Po tygodniu zadzwoń do osoby, która zamawiała usługę, i zapytaj o status w dziale księgowości.
- Po dwóch tygodniach wyślij pisemne przypomnienie z informacją o naliczaniu odsetek.
- Po miesiącu przejdź do formalnego wezwania do zapłaty.
Zapisuj daty kontaktów. Ta lista przyda się później, jeśli sprawa trafi do sądu.
Odsetki i rekompensata
Za opóźnienie w zapłacie należą się odsetki. Przy transakcjach handlowych obowiązuje osobna stawka odsetek ustawowych, ogłaszana przez ministra właściwego do spraw gospodarki i powiązana ze stopą referencyjną Narodowego Banku Polskiego. Stawki zmieniają się razem ze stopami, więc podawanie ich z pamięci nie ma sensu. Aktualne wartości znajdziesz w obwieszczeniach publikowanych w Monitorze Polskim.
Wierzycielowi w transakcjach handlowych przysługuje też ryczałtowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Jej wysokość zależy od wartości świadczenia i jest określona w ustawie. Naliczasz ją niezależnie od tego, czy faktycznie poniosłeś takie koszty.
Korekty i sporne pozycje
Klient, który kwestionuje jedną pozycję na fakturze, często wstrzymuje płatność całości. Poproś o zapłatę części bezspornej i osobno wyjaśniaj resztę. Taki podział skraca oczekiwanie o kilka tygodni.
Fakturę korygującą wystawiaj od razu po ustaleniu przyczyny. Odkładanie korekty na koniec miesiąca zamraża całą kwotę. Przy korekcie in minus obowiązują osobne zasady rozliczenia w podatku od towarów i usług, więc sposób ujęcia ustal z księgowym.
Zapisy, które skracają czekanie
W umowie możesz przewidzieć płatność etapami, zaliczkę przed rozpoczęciem prac oraz wstrzymanie dalszych usług do czasu uregulowania zaległości. Przy usługach abonamentowych sprawdza się prosty zapis o zawieszeniu dostępu po określonej liczbie dni zwłoki.
Przy dużych zleceniach rozważ zabezpieczenie, na przykład weksel in blanco z deklaracją wekslową albo poddanie się egzekucji w akcie notarialnym. Obie formy mają swoje wymogi formalne i koszty, więc treść przygotuj z prawnikiem.
Ten tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej.